Politica de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Introducción

EXTREMA TECH LOPEZ PAULINO E.I.R.L., en lo adelante “EXTREMA TECH”, reconoce la importancia de proteger la privacidad, confidencialidad, integridad y seguridad de la información de sus clientes, usuarios, proveedores, colaboradores y terceros relacionados.

La presente Política de Privacidad describe cómo EXTREMA TECH recopila, utiliza, almacena, protege, comparte y trata los datos personales y comerciales obtenidos en el desarrollo de sus actividades, incluyendo:

• Venta de productos tecnológicos.

• Venta e instalación de equipos informáticos.

• Servicios de redes, videovigilancia, ciberseguridad, domótica y soporte técnico.

• Servicios de software, CRM en la nube, sistemas de facturación y facturación electrónica.

• Atención comercial, soporte, mantenimiento y gestión administrativa.

Esta política se aplica a todos los clientes que adquieran productos o servicios de EXTREMA TECH, así como a los usuarios que utilicen sus plataformas, sistemas, páginas web, aplicaciones, formularios, servicios en la nube o canales de comunicación.

2. Marco legal de referencia

EXTREMA TECH realiza el tratamiento de datos personales tomando como referencia la legislación aplicable en la República Dominicana, incluyendo, cuando corresponda:

• Ley No. 172-13 sobre Protección de Datos Personales.

• Ley No. 32-23 de Facturación Electrónica de la República Dominicana.

• Normativas, guías y disposiciones emitidas por la Dirección General de Impuestos Internos, DGII, relacionadas con comprobantes fiscales electrónicos, e-CF y facturación electrónica.

• Ley No. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales.

• Ley No. 53-07 sobre Crímenes y Delitos de Alta Tecnología.

• Demás normas aplicables en materia civil, comercial, tributaria, tecnológica y contractual.

3. Responsable del tratamiento de datos

Para fines de esta política, EXTREMA TECH podrá actuar como:

3.1 Responsable del tratamiento

Cuando recopila y trata datos para fines propios, tales como:

• Gestión comercial.

• Cotizaciones.

• Ventas.

• Facturación.

• Cobros.

• Servicio al cliente.

• Garantías.

• Soporte técnico.

• Marketing autorizado.

• Gestión administrativa y contable.

3.2 Encargado del tratamiento

Cuando presta servicios tecnológicos, CRM en la nube, soporte, alojamiento, mantenimiento, facturación electrónica o administración de sistemas por cuenta de un cliente.

En estos casos, el cliente conserva la responsabilidad principal sobre los datos que introduce, administra o procesa dentro de la plataforma o servicio contratado, mientras EXTREMA TECH actúa siguiendo las instrucciones del cliente y conforme a los términos contratados.

4. Datos que podemos recopilar

EXTREMA TECH podrá recopilar y tratar las siguientes categorías de datos, según el producto o servicio contratado:

4.1 Datos de identificación

• Nombre y apellido.

• Razón social.

• RNC o cédula.

• Pasaporte, cuando aplique.

• Nombre del representante legal.

• Cargo o posición.

• Firma física o electrónica.

4.2 Datos de contacto

• Dirección física.

• Correo electrónico.

• Número de teléfono.

• WhatsApp.

• Dirección de entrega.

• Datos de contacto de empleados, usuarios autorizados o responsables técnicos.

4.3 Datos comerciales y administrativos

• Cotizaciones solicitadas.

• Productos comprados.

• Historial de compras.

• Órdenes de servicio.

• Contratos.

• Facturas.

• Recibos.

• Comprobantes fiscales.

• Información de pago.

• Preferencias comerciales.

• Comunicaciones con el cliente.

4.4 Datos técnicos

• Dirección IP.

• Tipo de dispositivo.

• Sistema operativo.

• Navegador.

• Registros de acceso.

• Información de red.

• Equipos instalados.

• Configuraciones técnicas.

• Logs de uso.

• Datos de diagnóstico.

• Información necesaria para soporte técnico.

4.5 Datos relacionados con servicios de CRM y facturación

Cuando el cliente utiliza servicios de CRM, facturación en la nube o facturación electrónica, podrían tratarse datos tales como:

• Clientes del usuario final.

• Proveedores.

• Productos y servicios registrados.

• Cotizaciones.

• Facturas.

• Notas de crédito.

• Notas de débito.

• Comprobantes fiscales.

• Comprobantes fiscales electrónicos, e-CF.

• RNC de terceros.

• Direcciones.

• Correos.

• Teléfonos.

• Historial de ventas.

• Cuentas por cobrar.

• Datos de inventario.

• Datos de usuarios internos.

• Datos requeridos para integración con la DGII o proveedores autorizados de facturación electrónica.

4.6 Datos de soporte técnico

• Capturas de pantalla.

• Reportes de error.

• Archivos de configuración.

• Información de acceso temporal.

• Registros del sistema.

• Descripción de incidentes.

• Historial de tickets o solicitudes.

• Comunicaciones por correo, teléfono, WhatsApp u otros medios.

5. Datos que EXTREMA TECH no solicita innecesariamente

EXTREMA TECH no solicitará datos personales sensibles que no sean necesarios para la prestación del servicio.

No se solicitarán datos relacionados con salud, religión, ideología política, orientación sexual, origen racial o étnico u otros datos sensibles, salvo que exista una obligación legal, contractual o una autorización expresa y justificada del titular.

6. Finalidades del tratamiento de datos

EXTREMA TECH podrá utilizar los datos recopilados para las siguientes finalidades:

6.1 Venta de productos y servicios

• Preparar cotizaciones.

• Procesar órdenes de compra.

• Emitir facturas.

• Coordinar entregas.

• Gestionar garantías.

• Registrar productos vendidos.

• Brindar soporte postventa.

• Contactar al cliente sobre su compra o servicio.

6.2 Prestación de servicios técnicos

• Instalar equipos.

• Configurar redes.

• Configurar cámaras, NVR, DVR, routers, firewalls, computadoras, servidores o sistemas.

• Realizar mantenimiento.

• Diagnosticar fallas.

• Brindar soporte remoto o presencial.

• Documentar configuraciones.

• Gestionar incidentes técnicos.

6.3 Servicios de CRM en la nube y facturación

• Crear y administrar cuentas de usuario.

• Permitir el uso de la plataforma contratada.

• Procesar datos ingresados por el cliente.

• Generar cotizaciones, facturas y comprobantes.

• Facilitar procesos de facturación electrónica, cuando aplique.

• Integrar servicios con proveedores autorizados, DGII u otros sistemas relacionados.

• Mantener la disponibilidad, seguridad y funcionamiento del servicio.

• Realizar respaldos técnicos, si el plan contratado lo incluye.

• Atender solicitudes de soporte.

6.4 Cumplimiento legal y tributario

• Emitir comprobantes fiscales.

• Cumplir obligaciones contables y fiscales.

• Conservar documentos requeridos por la ley.

• Atender solicitudes de autoridades competentes.

• Cumplir normativas relacionadas con facturación electrónica y documentos digitales.

6.5 Seguridad informática

• Prevenir accesos no autorizados.

• Detectar actividades sospechosas.

• Proteger cuentas, sistemas y plataformas.

• Investigar incidentes.

• Mantener registros de seguridad.

• Aplicar controles de acceso.

• Implementar medidas de respaldo, monitoreo o protección, cuando correspondan.

6.6 Comunicación comercial

EXTREMA TECH podrá enviar información relacionada con productos, servicios, promociones, actualizaciones, renovaciones, vencimientos de licencias, mantenimientos o mejoras, siempre que exista una relación comercial previa, consentimiento del cliente o interés legítimo.

El cliente podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones promocionales en cualquier momento.

7. Base de legitimación para el tratamiento

EXTREMA TECH podrá tratar datos personales cuando exista una o más de las siguientes bases:

• Consentimiento del titular.

• Ejecución de un contrato o propuesta comercial.

• Cumplimiento de obligaciones legales o tributarias.

• Interés legítimo relacionado con seguridad, soporte, prevención de fraude o continuidad del servicio.

• Solicitud expresa del cliente.

• Necesidad técnica para prestar el servicio contratado.

8. Tratamiento de datos en el CRM en la nube

Cuando EXTREMA TECH ofrece servicios de CRM en la nube, facturación o facturación electrónica, el cliente reconoce que es responsable de la información que registra, carga, procesa o administra dentro de la plataforma.

EXTREMA TECH no es propietaria de los datos comerciales, fiscales, contables o de clientes finales ingresados por el cliente en el sistema.

Los datos cargados en el CRM pertenecen al cliente, y EXTREMA TECH los tratará únicamente para:

• Operar la plataforma.

• Prestar soporte técnico.

• Mantener la seguridad del sistema.

• Ejecutar respaldos, si aplica.

• Corregir errores.

• Cumplir obligaciones legales o contractuales.

• Facilitar procesos de facturación electrónica, cuando el servicio lo incluya.

EXTREMA TECH no venderá, alquilará ni comercializará las bases de datos de sus clientes.

9. Facturación electrónica y envío de datos a terceros autorizados

Cuando el cliente utilice servicios relacionados con facturación electrónica, EXTREMA TECH podrá tratar y transmitir datos necesarios para la generación, validación, envío, recepción, almacenamiento o consulta de comprobantes fiscales electrónicos, conforme al servicio contratado.

Dependiendo de la configuración del servicio, algunos datos podrán ser enviados a:

• Dirección General de Impuestos Internos, DGII.

• Proveedores autorizados o certificados de facturación electrónica.

• Plataformas tecnológicas necesarias para generar, firmar, validar o transmitir comprobantes electrónicos.

• Servicios de correo electrónico o almacenamiento contratados para enviar documentos al cliente o a sus receptores.

Los datos transmitidos podrán incluir información fiscal, comercial y transaccional necesaria para el cumplimiento de la facturación electrónica.

EXTREMA TECH no será responsable por errores derivados de datos incorrectos, incompletos o desactualizados suministrados por el cliente.

10. Acceso a información de clientes finales del usuario

En el uso del CRM, el cliente podrá registrar información de sus propios clientes, proveedores, empleados o terceros.

El cliente declara que cuenta con las autorizaciones, bases legales o permisos necesarios para registrar, almacenar y procesar dichos datos en la plataforma contratada.

EXTREMA TECH no será responsable por el uso indebido que el cliente haga de los datos de terceros dentro del CRM, incluyendo:

• Registro de datos sin autorización.

• Uso comercial indebido.

• Envío de comunicaciones no autorizadas.

• Conservación innecesaria de datos.

• Carga de información falsa, ilegal o desactualizada.

11. Conservación de datos

EXTREMA TECH conservará los datos personales y comerciales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, incluyendo:

• Duración de la relación comercial.

• Vigencia del contrato o servicio.

• Plazos legales, fiscales o contables aplicables.

• Atención de reclamaciones.

• Gestión de garantías.

• Seguridad y prevención de fraude.

• Respaldo y continuidad del servicio.

En el caso del CRM en la nube, los datos del cliente podrán conservarse mientras la cuenta se encuentre activa. Después de la terminación del servicio, EXTREMA TECH podrá conservar copias de respaldo por un período limitado de [30 / 60 / 90] días, salvo que la ley exija un plazo diferente o que exista una solicitud expresa de eliminación, exportación o conservación.

12. Seguridad de la información

EXTREMA TECH aplicará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la información contra:

• Acceso no autorizado.

• Pérdida.

• Alteración.

• Divulgación indebida.

• Destrucción accidental.

• Uso indebido.

• Ataques informáticos.

• Fallas operativas.

Las medidas podrán incluir, según el servicio contratado:

• Control de acceso por usuario y contraseña.

• Restricción de accesos administrativos.

• Respaldos.

• Cifrado o conexiones seguras cuando aplique.

• Monitoreo básico de seguridad.

• Actualizaciones.

• Registro de actividad.

• Separación lógica de información.

• Buenas prácticas de administración de sistemas.

Sin embargo, el cliente reconoce que ningún sistema tecnológico es completamente invulnerable y que la seguridad depende también del uso correcto de credenciales, dispositivos, usuarios, internet, políticas internas y proveedores externos.

13. Responsabilidad del cliente en la seguridad

El cliente se compromete a:

• Usar contraseñas seguras.

• No compartir credenciales.

• Mantener actualizados sus datos de contacto.

• Informar accesos sospechosos.

• Revocar accesos de empleados desvinculados.

• Usar dispositivos seguros.

• No cargar información ilegal o no autorizada.

• Cumplir sus propias obligaciones frente a sus clientes y usuarios.

• Solicitar la eliminación o modificación de usuarios cuando sea necesario.

• Mantener respaldo propio cuando el plan contratado no incluya backup administrado.

EXTREMA TECH no será responsable por incidentes causados por negligencia del cliente, uso indebido de credenciales, dispositivos infectados, redes inseguras, falta de pago de servicios, configuraciones alteradas por terceros o incumplimiento de recomendaciones técnicas.

14. Acceso del personal de EXTREMA TECH

El personal autorizado de EXTREMA TECH podrá acceder a información del cliente únicamente cuando sea necesario para:

• Prestar soporte.

• Resolver incidencias.

• Configurar servicios.

• Realizar mantenimiento.

• Investigar errores.

• Atender solicitudes del cliente.

• Cumplir obligaciones legales o contractuales.

EXTREMA TECH procurará limitar dicho acceso al personal que realmente lo necesite y bajo obligaciones de confidencialidad.

15. Uso de proveedores externos

Para prestar sus servicios, EXTREMA TECH podrá utilizar proveedores tecnológicos externos, tales como:

• Proveedores de alojamiento en la nube.

• Servicios de correo electrónico.

• Proveedores de facturación electrónica.

• Plataformas de respaldo.

• Herramientas de soporte remoto.

• Pasarelas de pago.

• Servicios de seguridad informática.

• Fabricantes o distribuidores de software y hardware.

EXTREMA TECH procurará utilizar proveedores confiables, pero no será responsable por fallas, interrupciones, cambios de políticas, ataques, errores, suspensión de servicios o decisiones comerciales atribuibles exclusivamente a dichos terceros.

16. Transferencia o almacenamiento internacional de datos

Algunos servicios tecnológicos utilizados por EXTREMA TECH o por sus proveedores podrían implicar almacenamiento o procesamiento de datos en servidores ubicados fuera de la República Dominicana.

Al contratar los servicios, el cliente acepta que sus datos puedan ser alojados, procesados o respaldados en infraestructuras tecnológicas internacionales, siempre que sea necesario para prestar el servicio contratado.

EXTREMA TECH procurará aplicar medidas razonables para proteger dichos datos conforme a esta política y a los contratos aplicables con sus proveedores.

17. Derechos de los titulares de datos

Los titulares de datos personales podrán solicitar, cuando corresponda:

• Acceso a sus datos personales.

• Corrección de datos incorrectos.

• Actualización de información.

• Eliminación de datos, cuando legalmente proceda.

• Oposición al tratamiento para determinados fines.

• Revocación del consentimiento, cuando el tratamiento dependa de este.

• Información sobre el uso de sus datos.

Las solicitudes podrán enviarse al correo: extrematech@gmail.com

EXTREMA TECH podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante antes de procesar la solicitud.

18. Solicitudes relacionadas con datos dentro del CRM

Cuando una persona solicite acceso, corrección o eliminación de datos que se encuentren dentro del CRM de un cliente de EXTREMA TECH, dicha solicitud deberá dirigirse principalmente al cliente que controla esa información.

EXTREMA TECH podrá asistir técnicamente al cliente en la gestión de dichas solicitudes, siempre que sea necesario y conforme al servicio contratado.

19. Cookies, sitio web y formularios digitales

Si EXTREMA TECH utiliza sitio web, formularios, landing pages, campañas digitales o herramientas de analítica, podrá recopilar datos como:

• Nombre.

• Correo.

• Teléfono.

• Empresa.

• Interés comercial.

• Dirección IP.

• Datos de navegación.

• Fuente de la campaña publicitaria.

• Mensajes enviados por formularios.

Estos datos podrán utilizarse para responder solicitudes, preparar cotizaciones, contactar prospectos, mejorar servicios, medir campañas y brindar atención comercial.

El usuario podrá configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto podría afectar ciertas funciones del sitio web.

20. Comunicaciones por WhatsApp, correo y teléfono

El cliente acepta que EXTREMA TECH pueda comunicarse por medios electrónicos, incluyendo WhatsApp, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes SMS u otros canales autorizados, para:

• Confirmar pedidos.

• Coordinar instalaciones.

• Enviar cotizaciones.

• Dar soporte.

• Informar vencimientos.

• Enviar facturas.

• Comunicar novedades del servicio.

• Gestionar reclamos o garantías.

El cliente podrá solicitar que se utilicen canales específicos o limitar comunicaciones promocionales.

21. Información de pagos

EXTREMA TECH podrá recopilar información necesaria para procesar pagos, tales como:

• Nombre del pagador.

• Referencia bancaria.

• Comprobante de transferencia.

• Últimos dígitos de medios de pago, si aplica.

• Información de facturación.

• Estado de cuenta comercial.

EXTREMA TECH no almacenará datos completos de tarjetas de crédito o débito, salvo que se utilice un proveedor de pagos autorizado que gestione dicha información bajo sus propias políticas de seguridad.

22. Datos de menores de edad

Los servicios de EXTREMA TECH están dirigidos a empresas, profesionales y adultos con capacidad legal para contratar.

EXTREMA TECH no recopila intencionalmente datos de menores de edad, salvo que estos formen parte de datos suministrados por un cliente dentro de sus propios sistemas, bajo responsabilidad del cliente y conforme a la ley aplicable.

23. Confidencialidad comercial

EXTREMA TECH mantendrá confidencialidad sobre información comercial, técnica y operativa de sus clientes, incluyendo:

• Precios acordados.

• Configuraciones.

• Usuarios.

• Sistemas utilizados.

• Vulnerabilidades encontradas.

• Reportes técnicos.

• Datos de ventas.

• Información de clientes finales.

• Estrategias comerciales.

• Procesos internos.

Esta obligación se mantendrá incluso después de terminada la relación comercial, salvo autorización expresa del cliente u obligación legal.

24. Incidentes de seguridad

En caso de que EXTREMA TECH detecte un incidente de seguridad que pueda afectar significativamente datos o servicios del cliente, procurará:

• Analizar el incidente.

• Tomar medidas razonables de contención.

• Informar al cliente cuando corresponda.

• Recomendar acciones correctivas.

• Documentar los hallazgos relevantes.

• Colaborar con el cliente en la mitigación, dentro del alcance contratado.

El cliente deberá notificar inmediatamente cualquier acceso sospechoso, pérdida de credenciales, uso indebido del sistema o posible incidente de seguridad.

25. Eliminación, exportación o devolución de datos

Al finalizar un servicio de CRM en la nube o facturación, el cliente podrá solicitar la exportación de sus datos en un formato razonablemente disponible, sujeto a las condiciones técnicas del sistema y al pago de cualquier saldo pendiente.

EXTREMA TECH podrá eliminar o bloquear el acceso a cuentas vencidas, suspendidas o terminadas, conforme a los términos del contrato o propuesta comercial.

Antes de cancelar un servicio, se recomienda al cliente solicitar respaldo o exportación de su información.

26. Limitaciones del servicio

EXTREMA TECH no garantiza que:

• Los sistemas estarán libres de errores.

• La plataforma estará disponible sin interrupciones el 100% del tiempo.

• No ocurrirán incidentes de seguridad.

• Los datos ingresados por el cliente serán correctos o completos.

• Los servicios de terceros funcionarán sin interrupciones.

• La DGII, proveedores de facturación electrónica u otras plataformas externas procesarán siempre la información sin errores.

EXTREMA TECH se compromete a realizar esfuerzos razonables para mantener la seguridad, disponibilidad y correcto funcionamiento de sus servicios, conforme al plan contratado.

27. Cambios en esta política

EXTREMA TECH podrá modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios legales, tecnológicos, comerciales u operativos.

La versión actualizada podrá ser publicada en el sitio web de EXTREMA TECH o comunicada por otros medios razonables.

El uso continuo de los productos, servicios o plataformas de EXTREMA TECH después de publicada una actualización implicará la aceptación de la versión vigente, salvo que la ley exija una aceptación expresa.

28. Contacto para privacidad

Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con esta Política de Privacidad, el cliente o titular de datos podrá contactar a EXTREMA TECH mediante:

Empresa: EXTREMA TECH LOPEZ PAULINO E.I.R.L.

RNC: 1-3131198-9

Domicilio: Calle Principal, KM1, Los Franceses, Residencial Doña Angel 2

Correo de contacto: extrematech@gmail.com

Teléfono / WhatsApp: +1 849 859 2484

País: República Dominicana

Horario de atención: Lunes-Viernes 08:00a.m. – 18:00p.m. S?bado 08:00a.m. – 12.00p.m.

29. Aceptación

Al comprar productos, contratar servicios, utilizar el CRM en la nube, solicitar soporte, recibir cotizaciones, registrarse en plataformas de EXTREMA TECH o mantener una relación comercial con la empresa, el cliente declara haber leído, entendido y aceptado esta Política de Privacidad.